+7 495 649 8210
Заказать звонок
Москва, ул. Твардовского, 8
Войти
Киберкот Груп - создание, продвижение веб-сайтов и программного обеспечения
Лучшее решение
для вашего бизнеса
Компания
  • О компании
  • Лицензии
  • Партнеры
  • Как купить
  • Оплата
  • Доставка и возврат
Новости
Продукты
  • 1С Рарус
  • 1С-Битрикс
    • 1С-Битрикс: Управление сайтом
    • 1С-Битрикс24
    • Отраслевые решения
      • Решения для здравоохранения
      • Решения для образования
      • Портал открытых данных
      • Решения для государственных организаций
      • Решения для сайтов конференций
      • Корпоративный портал
    • Мобильные приложения
      • 1С-Битрикс: Мобильное приложение
      • Мобильное приложение «Мой город»
    • Готовые решения
      • Интернет-магазины
      • Корпоративные сайты
    • 1С Битрикс в Облаке
  • Антивирусы
    • Лаборатория Касперского
      • Kaspersky Для дома
      • Kaspersky Для организаций
    • Dr Web
      • Dr. Web Для дома
      • Dr. Web Для организаций
    • ESET
      • Eset Для дома
      • Eset Для организаций
  • Госзаказы
  • Другие программы
    • Acronis
    • Adobe
    • Microsoft
  • CRM системы
  • Хостинг
Услуги
  • Web Разработка
    • Корпоративные сайты
    • Интернет-магазины
    • Прикладной soft
  • Продвижение и реклама
    • Базовое SEO
    • SMM Реклама в соцсетях
    • Контекстная реклама
  • Консалтинг
    • Бесплатная регистрация и необходимый минимум инструментов для начала работы
    • Ознакомление с продуктом и бесплатная регистрация
    • IT Консалтинг
    • Автоматизация бизнес-процессов
    • Маркетинг и Продажи
  • Системная интеграция
    • Программная интеграция
    • Нагрузочное тестирование
    • Решения для сетевого маркетинга
  • VR и AR
    • AR (Добавленная реальность)
    • VR (Виртуальная Реальность)
  • Искусственный интеллект и BIG-data
    • BIG data
    • Искусственный интеллект
Проекты
Блог
Контакты
Ещё
    Киберкот Груп - создание, продвижение веб-сайтов и программного обеспечения
    Компания
    • О компании
    • Лицензии
    • Партнеры
    • Как купить
    • Оплата
    • Доставка и возврат
    Новости
    Продукты
    • 1С Рарус
    • 1С-Битрикс
      • 1С-Битрикс: Управление сайтом
      • 1С-Битрикс24
      • Отраслевые решения
        • Решения для здравоохранения
        • Решения для образования
        • Портал открытых данных
        • Решения для государственных организаций
        • Решения для сайтов конференций
        • Корпоративный портал
      • Мобильные приложения
        • 1С-Битрикс: Мобильное приложение
        • Мобильное приложение «Мой город»
      • Готовые решения
        • Интернет-магазины
        • Корпоративные сайты
      • 1С Битрикс в Облаке
    • Антивирусы
      • Лаборатория Касперского
        • Kaspersky Для дома
        • Kaspersky Для организаций
      • Dr Web
        • Dr. Web Для дома
        • Dr. Web Для организаций
      • ESET
        • Eset Для дома
        • Eset Для организаций
    • Госзаказы
    • Другие программы
      • Acronis
      • Adobe
      • Microsoft
    • CRM системы
    • Хостинг
    Услуги
    • Web Разработка
      • Корпоративные сайты
      • Интернет-магазины
      • Прикладной soft
    • Продвижение и реклама
      • Базовое SEO
      • SMM Реклама в соцсетях
      • Контекстная реклама
    • Консалтинг
      • Бесплатная регистрация и необходимый минимум инструментов для начала работы
      • Ознакомление с продуктом и бесплатная регистрация
      • IT Консалтинг
      • Автоматизация бизнес-процессов
      • Маркетинг и Продажи
    • Системная интеграция
      • Программная интеграция
      • Нагрузочное тестирование
      • Решения для сетевого маркетинга
    • VR и AR
      • AR (Добавленная реальность)
      • VR (Виртуальная Реальность)
    • Искусственный интеллект и BIG-data
      • BIG data
      • Искусственный интеллект
    Проекты
    Блог
    Контакты
    Ещё
      Киберкот Груп - создание, продвижение веб-сайтов и программного обеспечения
      • Компания
        • Назад
        • Компания
        • О компании
        • Лицензии
        • Партнеры
        • Как купить
        • Оплата
        • Доставка и возврат
      • Новости
      • Продукты
        • Назад
        • Продукты
        • 1С Рарус
        • 1С-Битрикс
          • Назад
          • 1С-Битрикс
          • 1С-Битрикс: Управление сайтом
          • 1С-Битрикс24
          • Отраслевые решения
            • Назад
            • Отраслевые решения
            • Решения для здравоохранения
            • Решения для образования
            • Портал открытых данных
            • Решения для государственных организаций
            • Решения для сайтов конференций
            • Корпоративный портал
          • Мобильные приложения
            • Назад
            • Мобильные приложения
            • 1С-Битрикс: Мобильное приложение
            • Мобильное приложение «Мой город»
          • Готовые решения
            • Назад
            • Готовые решения
            • Интернет-магазины
            • Корпоративные сайты
          • 1С Битрикс в Облаке
        • Антивирусы
          • Назад
          • Антивирусы
          • Лаборатория Касперского
            • Назад
            • Лаборатория Касперского
            • Kaspersky Для дома
            • Kaspersky Для организаций
          • Dr Web
            • Назад
            • Dr Web
            • Dr. Web Для дома
            • Dr. Web Для организаций
          • ESET
            • Назад
            • ESET
            • Eset Для дома
            • Eset Для организаций
        • Госзаказы
        • Другие программы
          • Назад
          • Другие программы
          • Acronis
          • Adobe
          • Microsoft
        • CRM системы
        • Хостинг
      • Услуги
        • Назад
        • Услуги
        • Web Разработка
          • Назад
          • Web Разработка
          • Корпоративные сайты
          • Интернет-магазины
          • Прикладной soft
        • Продвижение и реклама
          • Назад
          • Продвижение и реклама
          • Базовое SEO
          • SMM Реклама в соцсетях
          • Контекстная реклама
        • Консалтинг
          • Назад
          • Консалтинг
          • Бесплатная регистрация и необходимый минимум инструментов для начала работы
          • Ознакомление с продуктом и бесплатная регистрация
          • IT Консалтинг
          • Автоматизация бизнес-процессов
          • Маркетинг и Продажи
        • Системная интеграция
          • Назад
          • Системная интеграция
          • Программная интеграция
          • Нагрузочное тестирование
          • Решения для сетевого маркетинга
        • VR и AR
          • Назад
          • VR и AR
          • AR (Добавленная реальность)
          • VR (Виртуальная Реальность)
        • Искусственный интеллект и BIG-data
          • Назад
          • Искусственный интеллект и BIG-data
          • BIG data
          • Искусственный интеллект
      • Проекты
      • Блог
      • Контакты
      • Личный кабинет
      • +7 495 649 8210
      Будьте на связи
      Москва, ул. Твардовского, 8
      info@kiberkot.com
      • Facebook
      • Вконтакте
      • Instagram
      • YouTube
      • Одноклассники

      Как сократить время на выставление счетов в 20 раз

      • Главная
      • Блог
      • Как сократить время на выставление счетов в 20 раз
      27 февраля 2017 10:09
      // Управление проектами
      25% рабочего времени уходит на подготовку и отправку клиентам коммерческих предложений, счетов, договоров. В этой статье мы расскажем, как с помощью создания счетов по шаблону в Flowlu сократить время на их подготовку в 20 раз.

      Кейс будет полезен тем, кто хочет узнать:

      • как выставлять счета в пару кликов нужному клиенту с готовым набором позиций и стоимостью
      • как за 5 секунд отправлять счет клиенту из системы в виде прямой ссылки
      • как избежать ошибок при выставлении счета
      • как менеджеру мгновенно узнать об оплате счета с помощью системы оповещений.

      Расскажем это на примере интернет-агентства «Константа», однако описанный процесс и инструкция по настройке подойдут любой организации.

      Итак, «Константа». Компания занимается поддержкой и развитием сайтов, интернет-рекламой. Работы по услугам в «Константе» практически всегда одни и те же.

      Например, в услуги по поддержке сайта обычно включается разработка баннеров, обновление дизайна, оформление новых разделов. А если клиенту настраивают интернет-рекламу, в счет вводятся такие позиции, как разработка рекламной стратегии, планирование рекламной кампании, подготовка рекламных материалов, ведение рекламных кампаний.

      И еще немного вводных данных.

      Когда-то в компании выставлением счетов занималась бухгалтер Мария. Но в один прекрасный день количество продаж в «Константе» увеличилось до 10 в день, а штат сотрудников вырос до 10 человек. Руководство столкнулось с необходимостью переложить эту обязанность на менеджеров по продажам.

      Директору пришлось решать несколько вопросов:

      • Как сократить количество времени на подготовку и выставление счетов у менеджеров?
      • Как сделать так, чтобы менеджерам не приходилось каждый раз уточнять, какие работы необходимо выполнить и сколько это стоит у бухгалтера?
      • Как минимизировать количество ошибок при расчетах?

      Вопросы получилось решить с помощью шаблонов счетов в Flowlu и еще нескольким полезным функциям. Впрочем, обо всем по порядку.

      С чего начать работу со счетами

      Шаг 1. Настраиваем реквизиты организации

      Для начала работы необходимо заполнить реквизиты организации, от которой будут выставляться счета. Настройки организации доступны только администратору портала. Для этого нужно перейти в «Личный кабинет» → «Все настройки»→ «Организации». По умолчанию там уже создана одна организация. Вам нужно просто зайти в нее и указать наименование, адрес, реквизиты.


      Здесь же загружаем логотип и печать с подписью в форматах jpg или png, настраиваем цвет оформления счета.

      «Константа» работает с НДС, поэтому они указали налоговую ставку 18%, которая будет автоматически рассчитываться при внесении суммы платежа.

      В графе «Срок оплаты» указываем 14 дней, так как в агентстве по договору необходимо оплачивать счета в течение 2 недель. В этом случае в счете автоматически будет рассчитываться крайний срок оплаты, и менеджер всегда сможет напомнить об этом клиенту.

      При необходимости заполняем текст об условиях оплаты счета. После внесения всей информации нажимаем кнопку «Сохранить».



      Некоторые услуги «Константа» оказывает от ИП Кондратьев А. В., поэтому администратор сразу внес реквизиты и для этой организации.


      Шаг 2. Создаем счета организаций

      Теперь администратору портала необходимо создать расчетный счет для организации, который будет отображаться в счетах.




      Если у организации откроется новый или дополнительный расчетный счет, то его всегда можно будет добавить.

      ИП Кондратьев А. В. принимает оплату услуг наличными, поэтому администратор портала создает для него тип счета «Наличный».

      Теперь фирма сможет учитывать наличные поступления по этому счету.

      Шаг 3. Настраиваем права доступа

      Администратор портала устанавливает менеджерам доступ «Сотрудник» к модулю «Финансы». Дополнительно он отключает опцию «Просмотр всех счетов менеджером». При таких настройках менеджер будет видеть информацию только по своим счетам и ничего более.

      Бухгалтеру Марии он дает доступ «Администратор« к модулю «Финансы». Она будет создавать шаблоны счетов, которые смогут использовать все менеджеры.



      Шаг 4. Создаем шаблоны счетов

      Самая популярная услуга в фирме «Константа» — поддержка сайта. Первый шаблон счета, который создаст Мария будет включать всевозможные позиции именно по этой услуге. Шаблон счета создается в разделе Финансы → Счета, через кнопку в правом верхнем углу «Создать счет». В открывшемся меню нужно выбрать пункт «Создать шаблон».


      Открывается окно создания шаблона. В нем нужно выбрать организацию, от которой будет выставляться счет по этому шаблону и указать название, чтобы впоследствии можно было быстро найти нужный шаблон счета.

      Попадаем на страницу создания шаблона счета. Здесь заполняем:

      • наименование позиций, их описание
      • стоимость
      • описание условий оплаты.

      Для каждой позиции можно указать или убрать налог, а также добавить скидку через кнопку «Изменить» . Например, для позиции «Дизайн большого баннера (до 1850 x 600)» весь месяц действует скидка 10%. Мария указывает это. Когда акция закончится, она уберет эту скидку из шаблона счета.

      На некоторые позиции нет фиксированной стоимости — она зависит от объема и сложности работ, поэтому Мария графу «Цена» оставляет незаполненной.


      Далее бухгалтер заполняет условия оплаты, контактное лицо, описание и нажимает на кнопку «Сохранить». Шаблон счета создан и доступен всем сотрудникам, имеющим доступ к модулю «Финансы».

      Шаг 5. Выставляем счет в 2 клика по шаблону

      Теперь, благодаря шаблону, менеджеры смогут выставлять счет буквально в 2 клика из карточки клиента, проекта или сделки. Для этого нужно нажать всего лишь на кнопку «Счет» и в выпадающем списке выбрать необходимый шаблон.


      Контакты заказчика и вся информация из шаблона автоматически загрузятся в счет. Если нужно, менеджер удалит ненужные позиции, внесет дополнительные, поставит нужное количество оказанных услуг и даже сможет изменить их порядок с помощью мыши, указать индивидуальную скидку. После чего сохранить счет.


      Шаг 6. Согласование счета

      После создания счета сотрудники фирмы «Константа» не могут сразу отправить его или распечатать клиенту. Ведь даже несмотря на то, что менеджеры выставляют счета по готовым шаблонам, они могут в спешке забыть указать количество услуг или материалов, без согласования указать скидку, неловким движение мыши удалить нужную позицию.

      Чтобы сократить число ошибок, руководитель агентства устанавливает опцию согласования счета в настройках системы и назначает ответственным бухгалтера Марию Иванову.


      Теперь менеджеры организации не могут отправить, распечатать и даже просто выслать прямую ссылку на счет клиенту, пока его не одобрит Мария.

      Когда менеджер отправляет счет на согласование, Мария сразу получает оповещение в чат, согласовывает или отправляет обратно на исправление.


      При необходимости, бухгалтер в режиме просмотра счета может быстро изменить, добавить реквизиты клиента или поставщика, логотип и печать. Изменения будут автоматически сохранены в карточке клиента, модуле CRM или в настройках организации.



      Когда счет согласован, менеджер также получает об этом мгновенное оповещение в мессенджер и, если все в порядке, отправляет счет клиенту из системы. Изменение данных в счете с этого момента ему больше недоступно.

      Шаг 7. Отправка счета клиенту

      Менеджер отправляет счет клиенту из системы за 5 секунд. Для этого ему нужно нажать на кнопку «Отправить клиенту», отметить галочкой один или несколько контактов, которому собирается отправить. А если нет нужного контакта, то здесь же быстро создается новый. Система сама подставит имя клиента в шаблон письма и прикрепит файл счета.

      А в истории по счету автоматически будет зафиксирована дата, имя адресата и текст отправленного письма.



      Часто менеджеры отправляют клиенту прямую ссылку на счет. Так получается еще быстрее и удобнее. Ведь заказчику нужно просто перейти по прямой ссылке — регистрироваться, чтобы просмотреть и скачать счет, не нужно.

      Шаг 8. Принимаем оплату

      После того как поступает оплата по счету, бухгалтер Мария проводит ее, а менеджер, отправивший счет, получает об этом оповещение в мессенджер и передает заказ на исполнение.


      Теперь в фирме «Константа» выставить счет клиенту не составляет никому труда, на подготовку и отправку уходит несколько секунд.Мария создала еще шаблоны счетов по медийной и контекстной рекламе, продлению лицензии, продвижению сайта. Когда появляются новые услуги она создает новые шаблоны, а в случае изменений удаляет и редактирует существующие.

      И еще одна важная деталь: с помощью Flowlu вводить в курс дела новичков будет еще проще. Им не нужно искать позиции, уточнять их стоимость и скидку — все это уже указано в шаблоне счета. Качество работы увеличивается, количество ошибок сокращается.

      ИТОГИ

      Подведем итоги, сколько требуется времени на настройку и создание шаблонов счетов в Flowlu.

      Настройки, которые необходимо внести один раз:

      • Заполнение реквизитов организации — от 10 минут
      • Создание 1 шаблона счета — от 5 минут

      А теперь сравним, сколько времени требуется на выставление счетов обычным способом и с помощью шаблонов счетов в Flowlu.

      Было
      Стало
      Внесение позиций, описания, стоимости, скидки — от 5 минут Создание счета по шаблону с готовым набором позиций — от 10 секунд
      Добежать (найти) ответственного и вручить ему счет для согласования — от 5 минут до 2 дней в некоторых случаях Согласование — от 20 секунд
      Зайти в почту, найти e-mail клиента, написать сопроводительный текст — от 3 минут Отправка клиенту на e-mail — от 5 секунд
      от 13 минут (или 780 секунд) на один счет 35 секунд на один счет
      2 часа на выставление 9 счетов в день 5 минут на выставление 9 счетов в день

      Даже если брать максимальные временные затраты, выходит, что с помощью Flowlu выставлять счета получается в 20 раз быстрее. А если взять среднее время, разрыв будет еще больше.

      Присоединяйтесь и открывайте возможности Flowlu сейчас! https://flowlu.ru/


      Теги
      Счета Flowlu
      Поделиться
      Назад к списку
      • Комментарии
      Загрузка комментариев...
      Категории
      • Бизнес-советы50
      • Интерактив36
      • Повышение продаж4
      • Управление проектами13
      • Электронная коммерция8
      Облако тегов
      1С-Битрикс CRM Flowlu Производительность Счета
      Подпишитесь на нашу рассылку, и получите курс грамотного клиента!
      Компания
      О компании
      Лицензии
      Партнеры
      Как купить
      Оплата
      Доставка и возврат
      Продукты
      1С Рарус
      1С-Битрикс
      Антивирусы
      Госзаказы
      Другие программы
      CRM системы
      Хостинг
      Услуги
      Web Разработка
      Продвижение и реклама
      Консалтинг
      Системная интеграция
      VR и AR
      Искусственный интеллект и BIG-data
      Наши контакты


      +7 495 649 8210
      info@kiberkot.com
      Москва, ул. Твардовского, 8
      © 2025 Киберкот Груп - создание, продвижение веб-сайтов и программного обеспечения. Все права защищены.
      • Вконтакте
      • Facebook
      • Instagram
      • YouTube
      • Одноклассники